Une fois que vous avez paramétré vos propriétés et vos prix moyen terme, vous pouvez gérer les réservations moyen terme.
Paiement voyageur
Paramétrer le mode de paiement
Vous pouvez paramétrer le mode de paiement moyen terme, c'est-à-dire en plusieurs fois pour les réservations moyen terme. Voici les éléments à paramétrer :
- nombre de nuits minimum : c'est le nombre de nuits à partir duquel une réservation est identifiée comme moyen terme. Par défaut, le nombre de nuits minimum pour une réservation moyen terme dans RentalReady est 30. Vous pouvez le modifier au niveau de vos propriétés dans la section moyen-terme
- période de paiement : c'est le nombre de nuits dans chaque période de paiement
- période minimum de paiement : c'est la période minimale requise avant qu'un paiement ne soit perçu. Si la dernière période est inférieure à ce minimum, le paiement sera perçu en même temps que le paiement de la période suivante
- délai de paiement : c'est le nombre de jours avant le début de la période suivante au cours de laquelle le paiement doit être perçu
Exemple :
Période de paiement : 30. Cela signifie que chaque période de paiement comprends 30 nuits, le voyageur doit payer tous les 30 jours pour les 30 nuits précédentes (paiement mensuel)
Période minimum : 15. Cela signifie que chaque période de paiement comprends au minimum 15 nuits, le voyageur doit payer 15 nuits minimum dans chaque période.
Si le voyageur arrive le 25 du mois, alors il reste 5 ou 6 jours avant la fin du mois, c'est inférieur à la période minimum, il devra payer ces nuits lors de la période suivante (dans notre exemple, le mois suivant).
La même logique s'applique si le voyageur part le 5 du mois, c'est inférieur à la période minimum, il devra payer ces nuits lors de la période suivante (dans notre exemple, le mois suivant).
Délai de paiement : 7. Cela signifie que le voyageur doit payer 7 jours avant le début de la période suivante.
Gérer le paiement voyageur
Paiement voyageur sur Airbnb, Booking.com
Le paiement voyageur est géré par la plateforme. Vous n'avez rien à faire de votre côté.
Paiement voyageur sur les autres plateformes
Si le voyageur réserve sur la plateforme Book.GuestReady et votre site de réservation en directe par RentalReady, le voyageur voit directement l'option de paiement en plusieurs fois sur la page de paiement. Il a le choix de payer par période ou en totalité.
Si vous créez une réservation manuellement, le voyageur voit directement l'option de paiement en plusieurs fois sur le lien de paiement. Il a le choix de payer par période ou en totalité.
Demande et relance paiement voyageur
Vous pouvez mettre en place un message automatique pour envoyer le lien de paiement, et un rappel de paiement aux voyageurs.
Dans le déclencheur intelligent associé, sélectionner l'évènement Paiement moyenne durée dû, choisissez une date d'échéance, le message s'enverra alors à chaque échéance pendant le séjour, en fonction de la date d'échéance propre à chaque évènement.
N.B.: sur la page de la réservation, la désactivation du message lié à cet évènement mettra fin à l'envoie pour l'ensemble du séjour, pas uniquement l'échéance en cours.
Suivi des échéances
Vous pouvez consulter les paiements et les échéances depuis la page Paiements manquants.
Contrats et documents
Contrat avec le voyageur
Contrat de location
Vous pouvez ajouter le contrat de location moyen terme que vous avez signé avec le voyageur depuis la page de la réservation, dans la section Contrat de gestion moyenne durée.
A noter que le document ajouté doit être au format PDF, un seul document est accepté.
Vous pouvez ignorer cette alerte, dans ce cas, vous devrez ajouter une raison.
Si le contrat n'est pas téléchargé sur la réservation ni ignoré, alors une alerte sera affiché sur le tableau de bord check in.
N.B. : il n'existe aucune automatisation de signature de contrat avec le voyageur dans RentalReady. Vous devez effectuer cette étape en dehors de RentalReady.
Vous pouvez sinon faire signer un contrat de location au voyageur via le formulaire de pre check-in.
Autres documents
Vous pouvez ajouter d'autres documents si nécessaire, depuis la page de la réservation
Cliquer sur Actions > Télécharger un document
- Sélectionner le type de document
- Ajouter des notes
- Télécharger le document, il doit être au format PDF
Une fois le formulaire rempli, cliquer sur sauvegarder pour conserver le document.
Un lien public sera automatiquement créé pour accéder au document. Vous pourrez ainsi le partager avec les voyageurs.
N.B. : Veuillez ne pas ajouter de document d'identité dans cette section car ils ne sont pas automatiquement supprimés après un certain délai, ce qui est non-conforme aux réglementations. Merci d'utiliser la fonctionnalité pour télécharger les pièces d'identités prévue à cet effet, afin que la suppression automatique soit effectuée, conformément aux réglementations.
Affichage des contrats dans l’espace propriétaire
Vous pouvez choisir d'afficher le contrat de location avec le voyageur sur l'espace propriétaire.
Depuis la page du propriétaire, cliquer sur Options > Modifier
Dans la section Permissions, cocher l'option Le propriétaire peut voir les contrats moyen terme des voyageurs
Suivi des réservations moyen terme
Toutes les réservations moyen terme sont regroupées dans un tableau de bord.
Depuis le menu principal, aller dans Réservations > Réservations > Onglet Réservations moyen terme
Depuis cette page vous pouvez :
- Consulter l'état du paiement voyageur
- Ouvrir la boîte de réception pour accéder directement à la conversation avec le voyageur
- Ouvrir un ticket
- Créer une mission
- Générer un lien de paiement
- Ajouter le contrat de location et/ou d'autres documents
- Ajouter une note