Lors de la création d'un agent dans RentalReady, un espace dédié est automatiquement créé, en marque blanche (c'est-à-dire, avec le logo et les informations du gestionnaire de propriété).
Son espace agent lui permet de suivre les données de ses missions, commentaires, statistiques, checklists etc, selon les permissions attribuées lors de sa création ou de sa modification.
Accéder à l'espace agent
Accéder à l'espace agent
L'espace agent est accessible depuis :
- le web (https://pms.rentalready.io ou votre url personnalisée)
- l'application mobile RentalReady Agents (disponible sur l'App Store et Google Store)
Se connecter à l'espace
Afin que l'agent ait accès à son nom d'utilisateur pour se connecter, vous pouvez lui envoyer son nom d'utilisateur/identifiant (le plus souvent prénom.nom)
Une fois sur le web ou sur l'application, l'agent se connecte avec l'identifiant.
Il peut alors cliquer sur réinitialiser le mot de passe afin de créer son mot de passe.
N.B. : Pour rappel, l'identifiant est celui que vous avez ajouté lorsque vous avez créé l'agent dans RentalReady (le plus souvent prénom.nom).
Vous pouvez le retrouver en allant dans Utilisateurs > Agents
Par exemple, ici l'identifiant de connexion est : agenttestx.test.
Présentation
Une fois connecté à l'espace agent, la page d'accueil s'ouvre en premier
N.B. : la langue dans laquelle est affichée l'espace agent se paramètre lors de la création/modification de l'agent
Afin d'accéder aux autres pages, l'agent peut cliquer sur les onglets dans le menu principal. Les pages disponibles sont :
- Aperçu
- Mes missions à effectuer
- Missions à venir
- Mes missions passées
- Missions disponibles
- Mes commentaires
- Attestations de missions
- Résumé mensuel
- Calendrier linéaire
- Tableau de bord
- Mon compte
Apercu
La page d'aperçu regroupe :
- le nombre de missions à effectuer
- les nombre de missions disponibles
- les statistiques : note moyenne, commentaire 5 étoiles et missions complétées
Aperçu depuis l'application mobile
Mes missions à effectuer
L'agent retrouve sur cette page les prochaines missions à effectuer, jour par jour.
Depuis cette page il peut :
- voir les informations de la missions
- voir les détails de la mission
- remplir la checklist
- signaler un problème
- demander du temps supplémentaire
- Signaler un retard
Voir les détails de la mission
En cliquant sur Voir les détails de la mission l'agent aura accès aux informations nécessaire pour faire sa mission, notamment :
- adresse
- type de lit
- type de salle de bain
- heure de check out
- heure du prochain check in
- informations d'accès à la propriété
En cliquant sur le bouton Actions, l'agent peut imprimer cette page si nécessaire.
Remplir la checklist
En cliquant sur le bouton Remplir la checklist, l'agent peut répondre aux questions et ajouter des photos/vidéos si nécessaire.
Une fois la checklist remplie et le bouton terminer cette mission cliqué, la mission est considéré comme terminée.
Signaler un problème
SI l'agent observe des dégradations, un objet manquant ou autre, il peut le signaler en appuyant sur le bouton Signaler un problème.
Il peut ensuite ajouter des photos et un commentaire.
Le message vous sera directement envoyé par l'ouverture d'un Incident sur HomeReady.
Demander du temps supplémentaire
Si la mission demande plus de temps qu'initialement prévu l'agent peut faire la demande via le bouton Demander du temps supplémentaire.
Afin de justifier sa demande il devra ajouter :
- les minutes supplémentaires en plus de la durée initiale de la mission (ex : la mission est de 180 minutes mais l'agent à besoin de 30 minutes supplémentaires, alors il doit écrire 30)
- une ou plusieurs photos
- de précisions sur la demande
Signaler un retard
Depuis son espace, l'agent peut signaler un retard
En cliquant sur le bouton correspondant, il peut ajouter la nouvelle heure d'arrivée ainsi que la raison du retard.
Aperçu depuis l'application mobile
Missions à venir
L'agent retrouve sur cette page toutes les prochaines missions à effectuer.
Depuis cette page il peut :
- annuler la mission
- voir les détails de la mission
Aperçu depuis l'application mobile
Mes missions passées
L'agent retrouve sur cette page les missions passées.
Depuis cette page il peut :
- voir les détails de la mission
- remplir la checklist et voir les résultats de la checklist (en fonction des permissions données à l'agent lors de sa création ou modification)
Aperçu depuis l'application mobile
L'agent peut filtrer les résultats en cliquant sur le bouton du même nom afin de voir ou non dans la liste :
- les missions annulées complétées
- les missions avec checklists manquantes
- les missions annulées
Missions disponibles
L'agent retrouve sur cette page les missions disponibles.
Les missions disponibles sont toutes les missions qui ne sont pas déjà assignées à un agent.
Selon le niveau attribué à l'agent, la visibilité change pour cette page.
Depuis cette page l'agent voit :
- le type de mission
- la date et heures
- adresse
S'il souhaite effectuer une mission, il peut ainsi s'auto-assigner en cliquant sur S'inscrire à la mission.
Il retrouve ensuite cette mission dans les pages Mes missions à effectuer et Mes missions à venir
Aperçu depuis l'application mobile
Mes commentaires
L'agent retrouve sur cette page tous les commentaires et notes laissées par les voyageurs.
L'agent ne voit que le critère spécifique à la mission effectuée. Par exemple, si la mission est de type ménage, alors l'agent verra la note et le commentaire lié au ménage.
Il a également une vue sur :
- sa note moyenne
- le nombre de commentaires laissés
- ses notes
Attestations de missions
L'agent retrouve sur cette page ses attestations de mission.
L'attestation de mission est à destination des agents pour leur permettre de justifier les missions effectuées et d'établir leurs factures.
L'attestation de mission détaille les informations de l'agent, la date de la mission, le type de mission, le lieu et le gain.
L'attestation de mission est générée une fois que la mission est marquée comme terminée et/ou une fois qu'elle a été vérifié par un utilisateur staff.
L'agent peut sélectionner des dates afin de sélectionner les attestations pour un mois précis
Les attestations de missions peuvent être téléchargées depuis cette page au format CSV et PDF
Résumé mensuel
Le résumé mensuel est un récapitulatif de toutes les missions effectuées par l'agent sur le mois incluant :
- la mission
- type de mission
- réservation
- propriété
- dates de la mission
- durée
- statut
- revenus
- note et commentaire
N.B. : l'agent peut exporter le résumé mensuel au format CSV
Calendrier linéaire
Si vous souhaitez donner la permission Voir le calendrier linéaire à un agent, alors l'agent y aura accès avec seulement les propriétés pour lesquelles il est assigné comme agent par défaut.
Tableaux de bord
Si vous souhaitez donner la permission Voir les tableaux de bord à un agent, alors l'agent aura accès aux tableaux de bord check in, check out, ménage, extra.
Pour le tableau de bord ménage il retrouvera dans ce tableau toutes les missions ménage, l'ID de réservation, l'ID de la mission, l'agent ménage assigné à la mission, les informations sur la prochaine réservation, l'heure de début et la durée de la mission ménage, le nombre et le type des lits, les commentaires et les checklist ménage.
Mon compte
Depuis cette page, l'agent peut modifier:
- son numéro de téléphone
- adresse postale
- son numéro d'entreprise
- son IBAN