Pour les gestionnaires de propriétés dont les autorités exigent la transmission des informations sur les voyageurs, il est possible d'utiliser le formulaire de déclaration des voyageurs.
Le formulaire de déclaration des voyageurs peut être envoyé par RentalReady aux autorités locales de deux manières :
- intégration Chekin
- intégration SIBA
Paramétrer le formulaire
Le formulaire de déclaration des voyageurs n'est pas personnalisable car il contient déjà toutes les informations à transmettre obligatoirement par le voyageur.
Voici la liste :
- Nom de famille
- Prénom
- Date de naissance
- Lieu de naissance
- Nationalité
- Pays de résidence
- Lieu de résidence
- Type de pièce d'identité
- Pays d'émission
- Numéro de pièce d'identité
- Date de check-in
- Date de check-out
Les voyageurs peuvent également :
- Ajouter des voyageurs
- Copier le lien du formulaire pour le partager aux autres voyageurs du séjour
Transmission aux autorités locales
Depuis le menu principal, allez dans Configuration > Antennes
Dans la dernière colonne Actions, cliquez sur ... > Espace voyageur et formulaires voyageurs
Aller dans l'onglet Formulaire d'inscription des voyageurs
Activer le formulaire
Sélectionner l'autorité de déclaration
Sélectionner la soumission de la déclaration
Cliquer sur Sauvegarder
Paramètres SIBA
Si vous avez choisir la transmission par SIBA, il faut aussi remplir les informations au niveau de la propriété.
Aller sur la page de la propriété, cliquer sur Options > Modifier le profil SIBA de la propriété
Compléter:
- Code de l'unité hôtelière (NIPC)
- Numéro de l'unité hôtelière
- Nom de l'unité hôtelière : Nom interne de la propriété
- Abréviation du nom : Nom interne de la propriété
- Adresse
- Emplacement
- Code postal
- Zone postale
- Numéro de téléphone
- Nom du contact : Prénom et nom du gestionnaire de propriété
- Adresse courriel
- Clé d'activation
- Envoyer
Ce formulaire est à compléter sur chaque propriété.
Envoyer le formulaire
Envoi automatique
Le formulaire de déclaration des voyageurs apparait sous la forme d'un lien généré par RentalReady.
Une fois le formulaire de déclaration des voyageurs activé sur vos antennes, il sera automatiquement envoyé au voyageur par le système et s'affichera directement à la suite du formulaire de pre check-in.
Envoi manuel
Il est également possible d'envoyer manuellement le lien du formulaire de déclaration des voyageurs au voyageur.
Vous pouvez le retrouver depuis la page de la réservation, aller dans la section Exigences légales
Cliquer sur le lien du formulaire de déclaration à remplir par les voyageurs
Gérer le formulaire
Une fois le formulaire de déclaration des voyageurs complété et validé par le voyageur, il ne peut plus être modifié. Mais le voyageur pourra toujours ajouter d'autres voyageurs.
Les informations remplies sur le formulaire par le voyageur sont accessibles depuis la page de la réservation, aller dans la section Exigences légales
Cliquer sur Ouvrir
N.B. : La soumission à SIBA est effectuée 1 jour après le check-in