O programador inteligente gera automaticamente missões recorrentes.
Cada modelo de missão e programação é configurado por escritório. Se tiver vários escritórios, terá de executar os passos 2 e 3 para cada um dos seus escritórios, e o passo 4 para cada uma das suas propriedades.
Os 4 passos para criar um programador inteligente
- (opcional) Criar um modelo de mensagem automática: a mensagem será enviada ao hóspede antes do início da missão, apenas se esta ocorrer durante a estadia do hóspede, para o informar da visita de um agente
- Criar um modelo de missão: um modelo de missão para cada tipo de missão que pretenda que seja realizada (verificações da propriedade, recolha de correspondência, limpeza semanal, etc.).
- Criar definições de recorrência: estas são as possíveis recorrências das missões (semanal, mensal, etc.).
- Criar a missão recorrente na propriedade associando um modelo de missão e uma recorrência.
Passo 1. Criar um modelo de notificação
Se desejar que a missão ocorra durante a estadia de um hóspede, pode criar uma mensagem automática dedicada para ser enviada ao hóspede, para o informar sobre a visita de um agente à propriedade.
Este modelo de mensagem será enviado apenas se a missão for realizada durante a estadia do hóspede. É enviado ao hóspede entre 24 e 48 horas antes do início da missão. Não é necessário associar um gatilho inteligente a esta mensagem.
Passo 2. Criar um modelo de missão
No menu principal, vá a Missões > Programador inteligente
Selecione o escritório
Vá ao separador Modelos de missão
Clique em +Criar e preencha o formulário:
Geral
- Adicione o nome do modelo de missão
- Selecione o modelo de mensagem criado no passo 1, se aplicável
- Selecione um subtipo de missão
- Adicione a duração da missão. O valor é expresso em minutos
- Adicione um comentário interno, se necessário. O comentário será visível apenas para os utilizadores da equipa
- Adicione um comentário externo, se necessário. O comentário será visível para os utilizadores da equipa e para o agente atribuído à missão
- Adicione o montante (excl. IVA) que o agente atribuído à missão irá receber
- Adicione a hora de início da missão
- Selecione as opções que deseja ativar para a missão:
- o agente precisa de entrar na propriedade para realizar a missão
- a missão não deve ser agendada durante a estadia do hóspede
- a missão não deve ser agendada durante a estadia do proprietário (datas bloqueadas no calendário)
- deve haver uma estadia de hóspede entre duas missões
Fatura do proprietário
Esta secção permite criar automaticamente um ajuste de pagamento com tipo de cobrança para a missão.
- Selecione a categoria no menu suspenso de acordo com o ajuste de pagamento que está a criar
- Preencha o preço de compra: este é o montante do ajuste de pagamento
- Nota sobre o preço de compra: este comentário é visível para o proprietário e será exibido no espaço do proprietário e na fatura associada
- Pode também adicionar taxas de serviço. O montante é expresso sem IVA. O IVA será aplicado automaticamente de acordo com a taxa de IVA definida no escritório da propriedade. Se não desejar aplicar taxas de serviço, adicione 0 neste campo
- Adicione uma nota sobre a taxa de serviço: esta nota é visível para o proprietário e será exibida no espaço do proprietário e na fatura associada
- Importe um ficheiro como recibo, se necessário. Este é um comprovativo/comprovação do ajuste de pagamento (fatura, recibo, captura de ecrã de e-mail, outro).
- Nome do fornecedor: pode ser, por exemplo, o nome do prestador (se manutenção ou serviço) ou da loja (se compra de um objeto)
- Nota interna: esta nota é visível apenas para o gestor da propriedade
Depois de preencher o formulário, clique em Enviar para criar o modelo de missão.
Passo 3. Criar uma recorrência
Vá ao separador Definições de recorrência
Clique em +Criar e preencha o formulário: Adicione o número de dias ou semanas correspondente ao intervalo de recorrência em que pretende que a missão seja realizada.
Clique em Enviar para criar a recorrência.
Exemplo: se criar uma programação de 5 dias, as missões serão criadas para serem feitas a cada 5 dias.
Nota: O número mínimo de recorrência para dias é 2.
Passo 4. Criar a missão recorrente na propriedade
Na página da propriedade, clique em Editar propriedade
Vá ao separador Missões > Programador inteligente
- Clique em Agendar missão recorrente
- Selecione o modelo de missão
- Selecione a recorrência
- Selecione um agente se quiser que o mesmo agente realize sempre as missões, caso contrário deixe em branco
- Adicione uma data e hora de início. A primeira missão será gerada nesta data e hora exatas.
- Ativar para esta propriedade
Depois de preencher o formulário, clique em Guardar para criar o programador inteligente na propriedade.