Vue d’ensemble
Un ajustement de paiement sert à débiter ou à rembourser le propriétaire pour différents services effectués en son nom.
Exemples de situation d’utilisation d’un ajustement de paiement :
- le propriétaire souhaite remplacer le canapé dans sa propriété. Vous achetez le canapé et vous l’installez dans la propriété. Vous souhaitez facturer le propriétaire pour vous faire rembourser l’achat et le service
- le propriétaire souhaite que vous alliez arroser les plantes de sa propriété toutes les semaines. Vous faites déplacer un agent toutes les semaines pour le faire. Vous souhaitez facturer le propriétaire pour ce service
- le propriétaire a reçu moins d’argent que prévu pour une réservation. Vous souhaitez rembourser le propriétaire de la différence
- vous souhaitez offrir une remise sur votre commission au propriétaire. Vous souhaitez rembourser le propriétaire de certaines commissions passées/à venir
Cette fonctionnalité permet d’intégrer toutes les opérations financières entre le gestionnaire de propriété et le propriétaire dans RentalReady. Ainsi, elles sont toutes centralisées sur un seul et même support.
N.B. :
- Chaque ajustement de paiement créé dans RentalReady possède un numéro d’identification unique
- Une facture est automatiquement générée dans le logiciel pour chaque ajustement de paiement créé dans RentalReady
- Pour les gestionnaires de propriétés qui n’ont pas souscrit au système de paiement : l’ajustement de paiement n’a pas d’impact réél; c’est-à-dire qu’aucune transaction bancaire n’est générée, l’ajustement de paiement est une ligne comptable affichée sur RentalReady
- Pour les gestionnaires de propriétés qui ont souscrit au système de paiement : l’ajustement de paiement a un impact réél; c’est-à-dire qu’il génère une transaction bancaire entre les comptes bancaires virtuels Stripe du propriétaire et du gestionnaire de propriété
- Un ajustement de paiement est pris en compte par le système de paiement Stripe sur les prochains versements prévus après la date de création de l’ajustement de paiement
- L'ajustement de paiement peut prendre jusqu’à 5 jours après sa création pour s'afficher sur l'espace propriétaire
- Si la propriété est désactivée (en statut inactif), alors aucun ajustement de paiement en cours ne peut être payé. Vous devrez dans ce cas, créer un lien de recharge pour recouvrir le montant restant
Créer un ajustement de paiement
Pour créer un ajustement de paiement depuis le menu principal, aller dans Finance > Ajustements de paiement > Onglet Ajustements de paiement
Cliquer sur le bouton Créer un nouveau > Ajustement de paiement
- Il existe deux types :
- débit : l’ajustement de paiement est retiré des prochains versements des revenus nets à destination du propriétaire et sera versé au gestionnaire de propriétaire
- remboursement : l’ajustement de paiement est retiré des prochains versements des commissions à destination du gestionnaire de propriété et sera versé au propriétaire
- Sélectionner la catégorie dans le menu déroulant correspondant à l’ajustement de paiement que vous créez
- Renseigner le prix d’achat. il s’agit du montant de l’ajustement de paiement TTC
- En plus du prix d’achat, renseigner des frais de service. Le montant est exprimé hors taxe. La TVA sera appliquée automatiquement en fonction du taux paramétré sur l'antenne de la propriété concernée par l'ajustement de paiement. Si vous ne souhaitez pas appliquer de frais de service, ajouter 0 dans ce champs
- Cocher l’option facture au nom du propriétaire? si c’est le cas
- Importer un fichier en guise de reçu si nécessaire. Il s’agit d’une preuve/justificatif de l’ajustement de paiement (facture, ticket de caisse, copie d’écran d’un e-mail, autres)
- Sélectionner la propriété concernée par l’ajustement de paiement (le montant sera débité/remboursé au propriétaire associé à la propriété sélectionnée)
- Sélectionner la mission associée à cet ajustement de paiement si nécessaire
- Ajouter des commentaires :
- Commentaire de l’ajustement de paiement. Ce commentaire est visible par le propriétaire et sera affiché sur l’espace propriétaire et sur la facture associée
- Nom du fournisseur. Il peut s’agir par exemple du nom de l’entreprise intervenue (si maintenance ou service) ou du magasin (si achat d’un objet)
- Note pour les frais de service. Cette note est visible par le propriétaire et sera affichée sur l’espace propriétaire et sur la facture associée
- Note interne. Cette note n’est visible que pour le gestionnaire de propriété
- Sélectionner la date de facturation si besoin. Si laissé vide, la date d'aujourd'hui sera automatiquement sélectionnée.
Ignorer l’option Envoyer la facture à l’équipe des finances.
Une fois le formulaire complété, cliquer sur Créer pour sauvegarder les informations.
N.B. : Les ajustements de paiement deviennent visibles dans l’espace propriétaire entre 5 et 10 jours après leur création.
Gestion des ajustements de paiement
Une fois que l’ajustement de paiement est créé, il apparaît dans le tableau de bord des ajustements de paiement.
Depuis le menu principal, aller dans Finance > Ajustements de paiement > Onglet Ajustements de paiement
Vous pouvez affiner votre recherche en appliquant les filtres en haut de la page.
Statuts des ajustements de paiement
| L’ajustement de paiement n’est pas encore payé | |
| L’ajustement de paiement est payé en partie | |
| L’ajustement de paiement est payé | |
| L’ajustement de paiement est inactif et non vérifié | |
| L'ajustement de paiement est invalidé | |
| L’ajustement de paiement est un avoir suite à l’invalidation d’un autre ajustement de paiement |
Invalider un ajustement de paiement
Une fois que l’ajustement de paiement est créé, il n’est pas possible de le modifier ni de le supprimer.
Cliquer sur Options dans la colonne Actions pour afficher toutes les actions disponibles sur un ajustement de paiement
- Invalider : va créer automatiquement un ajustement de paiement contraire à celui que vous souhaitez invalider. Le statut de l’ajustement de paiement initial passe en non payé + invalidé. Le statut de l’ajustement de paiement automatiquement créé par cette action passe en non payé + avoir.
- Consulter l’historique : vous y trouverez l’historique de l’ajustement de paiement (la date, l’heure et l’utilisateur staff à l’origine de chaque modification)
- Cliquer sur marquer la mission comme complétée pour faire passer le statut de l'ajustement de paiement vérification requise à non payé. L'ajustement de paiement sera ensuite pris en compte lors du prochain versement
- Télécharger les factures