El programador inteligente genera automáticamente misiones recurrentes.
Cada plantilla de misión y programación se configura por oficina. Si tienes varias oficinas, deberás realizar los pasos 2 y 3 para cada una de tus oficinas, y el paso 4 para cada una de tus propiedades.
Los 4 pasos para crear un programador inteligente
- (opcional) Crear una plantilla de mensaje automatizado: el mensaje se enviará al huésped antes del inicio de la misión, solo si esta se realiza durante la estancia del huésped, para informarle de la visita de un agente
- Crear una plantilla de misión: una plantilla de misión para cada tipo de misión que quieras que se realice (revisiones de propiedad, recogida de correo, limpieza semanal, etc.).
- Crear configuraciones de recurrencia: estas son las posibles recurrencias de las misiones (semanal, mensual, etc.).
- Crear la misión recurrente en la propiedad asociando una plantilla de misión y una recurrencia.
Paso 1. Crear una plantilla de notificación
Si deseas que la misión ocurra durante la estancia de un huésped, puedes crear un mensaje automatizado dedicado para enviar al huésped, para informarle sobre la visita de un agente a la propiedad.
Esta plantilla de mensaje solo se enviará si la misión se realiza durante la estancia del huésped. Se envía al huésped entre 24 y 48 horas antes del inicio de la misión. No es necesario asociarle un disparador inteligente.
Paso 2. Crear una plantilla de misión
Desde el menú principal, ve a Misiones > Programador inteligente
Selecciona la oficina
Ve a la pestaña Plantillas de misión
Haz clic en +Crear y completa el formulario:
General
- Añade el nombre de la plantilla de misión
- Selecciona la plantilla de mensaje creada en el paso 1, si aplica
- Selecciona un subtipo de misión
- Añade la duración de la misión. El valor se expresa en minutos
- Añade un comentario interno si es necesario. El comentario solo será visible para los usuarios del personal
- Añade un comentario externo si es necesario. El comentario será visible para los usuarios del personal y el agente asignado a la misión
- Añade el monto (sin IVA) que ganará el agente asignado a la misión
- Añade la hora de inicio de la misión
- Selecciona las opciones que deseas activar para la misión:
- el agente necesita entrar en la propiedad para realizar la misión
- la misión no debe programarse durante la estancia del huésped
- la misión no debe programarse durante la estancia del propietario (fechas bloqueadas en el calendario)
- debe haber una estancia de huésped entre dos misiones
Factura del propietario
Esta sección te permitirá crear automáticamente un ajuste de pago con tipo de cargo para la misión.
- Selecciona la categoría del menú desplegable según el ajuste de pago que estés creando
- Completa el precio de compra: este es el monto del ajuste de pago
- Nota sobre el precio de compra: este comentario es visible para el propietario y se mostrará en el espacio del propietario y en la factura asociada
- También puedes añadir tarifas de servicio. El monto se expresa sin IVA. El IVA se aplicará automáticamente según la tasa de IVA establecida en la oficina de la propiedad. Si no deseas aplicar tarifas de servicio, añade 0 en este campo
- Añade una nota sobre la tarifa de servicio: esta nota es visible para el propietario y se mostrará en el espacio del propietario y en la factura asociada
- Importa un archivo como recibo si es necesario. Esto es una prueba/comprobante del ajuste de pago (factura, recibo, captura de pantalla de correo electrónico, otro).
- Nombre del proveedor: puede ser, por ejemplo, el nombre del proveedor (si es mantenimiento o servicio) o la tienda (si es compra de un objeto)
- Nota interna: esta nota solo es visible para el administrador de la propiedad
Una vez que hayas completado el formulario, haz clic en Enviar para crear la plantilla de misión.
Paso 3. Crear una recurrencia
Ve a la pestaña Configuración de recurrencia
Haz clic en +Crear y completa el formulario:Añade el número de días o semanas correspondiente al intervalo de recurrencia en el que deseas que se realice la misión.
Haz clic en Enviar para crear la recurrencia.
Ejemplo: si creas una programación de 5 días, entonces las misiones se crearán para realizarse cada 5 días.
Nota: El número mínimo de recurrencia para días es 2.
Paso 4. Crear la misión recurrente en la propiedad
Desde la página de la propiedad, haz clic en Editar propiedad
Ve a la pestaña Misiones > Programador inteligente
- Haz clic en Programar misión recurrente
- Selecciona la plantilla de misión
- Selecciona la recurrencia
- Selecciona un agente si deseas que el mismo agente realice siempre las misiones, de lo contrario déjalo vacío
- Añade una fecha y hora de inicio. La primera misión se generará en esta fecha y hora exactas.
- Habilitar para esta propiedad
Una vez completado el formulario, haz clic en Guardar para crear el programador inteligente en la propiedad.