Le planificateur intelligent permet de générer automatiquement des missions récurrentes.
Chaque modèle de mission et chaque planning sont paramétrés par antenne. Si vous avez plusieurs antennes, il faudra répéter les étapes 2 et 3 pour chacune de vos antennes, et l'étape 4 pour chacune de vos propriétés.
Les 4 étapes de création du planificateur intelligent
- (optionnel) Créer un modèle de notification : la notification sera envoyée au voyageur la veille de la mission si elle se déroule pendant son séjour pour l'informer du passage d'un agent
- Créer un modèle de mission : un modèle de mission par type de mission à effectuer (vérifications dans la propriété, récupérer le courrier, ménage hebdomadaire etc.)
- Créer des récurrences : ce sont les récurrences possibles des missions (hebdomadaire, mensuel etc.)
- Créer la mission récurrente sur la propriété en associant un modèle de mission et un planning
Etape 1. Créer un modèle de notification
Si vous souhaitez que la mission se déroule pendant le séjour d'un voyageur, vous pouvez créer un modèle de notification qui sera envoyé automatiquement au voyageur (afin de le prévenir du passage d'un agent dans la propriété).
Contacter l'équipe RentalReady pour leur demander de créer un modèle de notification SMART_SCHEDULER. Une fois créé et mis en place, vous pourrez en modifier le contenu.
Ce message automatique sera uniquement envoyé si la mission est réalisée pendant le déroulement d'une réservation. Il est envoyé au voyageur entre 24 à 48h avant le début de la mission.
Etape 2. Créer un modèle de mission
Depuis le menu principal, aller dans Missions > Planificateur intelligent
Sélectionner l'antenne
Aller à l'onglet Modèle de mission
Cliquer sur Créer et remplir le formulaire :
Général
- Ajouter le nom du modèle de mission
- Sélectionner le modèle de notification créé à l'étape 1 (si nécessaire)
- Sélectionner un sous-type de mission
- Ajouter la durée de la mission. La valeur est exprimée en minutes
- Ajouter un commentaire interne si nécessaire. Le commentaire sera visible seulement pour les utilisateurs staff
- Ajouter un commentaire externe si nécessaire. Le commentaire sera visible pour les utilisateurs staff et l'agent assigné à la mission
- Ajouter le montant HT gagné par l'agent qui effectue la mission
- Ajouter l'heure de début de la mission
- Sélectionner les options que vous souhaitez activer pour la mission:
- l'agent doit entrer dans la propriété pour effectuer la mission
- la mission ne doit pas être programmée pendant une réservation de voyageur
- la mission ne doit pas être programmée pendant un séjour propriétaire (dates bloquées sur le calendrier)
- il doit y avoir une réservation de voyageur entre deux missions
Facture propriétaire
Cette section vous permet de créer automatiquement un ajustement de paiement de type débit pour la mission.
- Sélectionner la catégorie dans le menu déroulant correspondant à l’ajustement de paiement que vous créez
- Renseigner le prix d’achat. il s’agit du montant de l’ajustement de paiement
- Ajouter un commentaire du prix d'achat. Ce commentaire est visible par le propriétaire et sera affiché sur l’espace propriétaire et sur la facture associée
- En plus du prix d’achat, renseigner des frais de service. Le montant est exprimé hors taxe. La TVA sera appliquée automatiquement en fonction du taux paramétré sur l'antenne de la propriété concernée par l'ajustement de paiement. Si vous ne souhaitez pas appliquer de frais de service, ajouter 0 dans ce champs
- Ajouter un commentaire pour les frais de service. Cette note est visible par le propriétaire et sera affichée sur l’espace propriétaire et sur la facture associée
- Importer un fichier en guise de reçu si nécessaire. Il s’agit d’une preuve/justificatif de l’ajustement de paiement (facture, ticket de caisse, copie d’écran d’un e-mail, autres)
- Nom du fournisseur. Il peut s’agir par exemple du nom de l’entreprise intervenue (si maintenance ou service) ou du magasin (si achat d’un objet)
- Note interne. Cette note n’est visible que pour le gestionnaire de propriété
Une fois le formulaire complété, cliquer sur envoyer pour créer le modèle de mission.
Etape 3. Créer une récurrence
Aller dans l'onglet Paramètre de récurrence
Cliquer sur +Créer
Remplir le formulaire en ajoutant le nombre de jours ou de semaines correspondant à l'intervalle de récurrence à laquelle vous voulez que la mission soit effectuée.
Cliquer sur envoyer pour créer le planning.
Exemple : si vous créer un planning de 5 jours, alors les missions seront créées pour être effectuées tous les 5 jours.
N.B. : Le nombre de jour minimum de récurrence est de 2 jours.
Etape 4. Créer la mission récurrente sur la propriété
Depuis la page de la propriété, cliquer sur Modifier la propriété
Aller dans l'onglet Missions > Planificateur intelligent
Cliquer sur Programmer une mission récurrente
Remplir le formulaire :
- Sélectionner le modèle de mission
- Sélectionner la récurrence
- Sélectionner un agent si vous souhaitez que ce soit toujours le même agent qui effectue les missions, sinon laissez vide
- Ajouter la date de début. La première mission sera générée à cette date
Une fois le formulaire rempli, cliquer sur créer pour sauvegarder le planificateur intelligent sur la propriété.